Để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban một cách cụ thể là cốt yếu. Quy trình càng nhiều bước, luân chuyển qua nhiều bộ phận, dữ liệu càng dễ bị phân tán, lặp lại và dẫn đến sai sót. Chính vì thế, Workflow Management (quản lý quy trình) trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Công nghệ số hóa đã mang lại giải pháp cho vấn đề này. Các phần mềm quản lý quy trình (workflow management system) giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, tự động hóa các tác vụ, thu thập dữ liệu và phân tích thông tin một cách chính xác.
Đối với mỗi quy trình làm việc doanh nghiệp có thể tùy chỉnh để thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, ví dụ Quy trình thanh toán sẽ yêu cầu thông tin nhà cung cấp, hay quy trình Chăm sóc khách hàng sẽ yêu cầu thông tin khách hàng…
Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, phần mềm còn giúp các doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình với nhau. Lấy ví dụ, quy trình Sales, quy trình quản lý hợp đồng & thanh toán, quy trình chăm sóc khách hàng là ba quy trình riêng biệt. Tuy nhiên, mỗi công việc khi kết thúc ở một quy trình này có thể được chuyển tiếp tự động sang một quy trình khác.
Mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời hạn giải quyết cụ thể, điều này sẽ giúp người quản lý luôn nắm được bức tranh chung của tổ chức, biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu hay ai là người gây ra sự tắc nghẽn đó. Việc có được số liệu khách quan theo thời gian thực về các điểm chưa hiệu quả sẽ giúp người quản lý tìm ra các giải pháp khắc phục cũng như tạo ra các điều chỉnh hợp lý. Các số liệu đó cũng giúp chính nhân viên nhìn nhận vấn đề trực quan và nỗ lực làm việc tốt hơn.
Để biết thêm về chuyển đổi số cho doanh nghiệp, Anh/Chị có thể tham khảo dịch vụ chuyển đổi số và triển khai ERP của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Tài chính Wiki.
